文件怎麼管

在現代的辦公室流程中，有一件所有人都知道要做，也知道為什麼要做，但總是做不好的差事，就是管文件。當然，在這裡的 "管"，也包含了創作、編輯、設定權限等等一般性的操作。我相信在團隊當中，真正認真看待這件事的人數一定很少，絕大多數的人都是以交差的心態在應付。

這顯然又是一件與人性習慣相違背，非得動用組織大量資源與程序才能做到的事。M 社的 Office 是以做文件起家的，對這件事自然著墨很深，而且從觀察 Office 對文件管理所設計的功能的變遷，可以看到跟著時間演變的思維變化。

自從電腦有作業系統管理儲存檔案以來，就是以有結構的觀念和方式在建立管理文件。在軟體開發的環境也是一樣，早期 M 社要開始一個產品專案的開發，第一件事多半是先把文件庫先開好，按各種功能分類好 - 規格、測試和寫 code 等等，而每種文件也會先建好很多的欄位 (通稱 meta data)，以便以後的查詢額統計。基本的觀念是 - 將很多的作業都先規劃好，再將文件的結構按照作業來設計。細心的人可以觀察到，Office 和許多的相關 sever (例如 SharePoint) 設計，多是依這樣的想法而來 - 雖然結構式的管理很費事，我們就用科技來讓它方便一點。

這樣的想法很直覺，很難看出有甚麼問題。只是這樣的系統一路用下來，再加上許多技術的演進，很多情況逐漸顯出跟設想不同的地方。

最大的衝擊要歸功於 Google，它的技術讓搜尋這件事情變得又快又有效；另外，雲端運算的崛起，許多資源 (例如 storage、網站的建立)的取得變容易了。幾個有趣的情況很難忽略:

第一、越來越多人習慣直用 search 來找文件，而不再是循著結構化的文件夾來瀏覽。

第二、許多文件夾和網站建立之後就被閒置了，我記得有一個統計: 有一年 M 社用來支援開發的 SharePoint cluster，其中有多於 1/3 的文件庫建立之後是沒被使用的，而其中的文件當然很少被更新。不過在此同時，內部 Wiki 和討論區的使用卻越來越頻繁，IM 式的溝通工具的使用率已經超過文件庫的使用。

最後，過去歷史文件被回顧的頻率越來越低，StackOverflow 式的社群互助方式反而變成主流。 究竟，能回答問題的是人，不是文件。

曾經有一次與負責 Oulook 的 VP 聊天，他提到在學術研究中對人類組織知識的方法有兩派看法:除了古典的學派之外， 新興學派的看法是結構式的管理很費事，科技可能也翻不了盤，不如讓管理的方法更貼近人類自然協作的習慣吧。可以看到，M 社產品以及技術的發展，也無法自外這樣的潮流。

雖然文件這樣的形式並不會消失，但是本質看來逐漸在變化。